Qué es la productividad y por qué resulta tan importante para los emprendedores

productividad emprendedora

En esta ocasión te voy a hablar de productividad. No te asustes, que tiene su por qué.

Si te has decidido a emprender un negocio online por tu cuenta, lo primero que quiero hacer es felicitarte. Hace nada, yo me encontraba en el punto en el que tú estás ahora y todavía lo recuerdo con ilusión.

Mantener esta sensación es una de las cuestiones vitales que te debes plantear. Por tu bienestar y el de tu negocio.

Y en todo este proceso hay un palabro que resuena a menudo cuando hablamos de emprendizaje, sobretodo el online, y que va parejo a nuestra actividad: la productividad.

Quizá te extrañe esta relación y en principio no sería la palabra que más cercana asimilas cuando te refieres a la actividad de un emprendedor. Suelen ser más habituales términos como proyecto, negocio, innovación… Pero, ¿productividad?

Pues sí, la productividad es la gran baza en la actividad diaria del emprendedor. Te explico en este artículo las razones y en qué radica su importancia.

Qué es la productividad

Si nos vamos a la definición literal del término “productividad” según la Wikipedia, ésta dice lo siguiente:

La productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede definirse como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.

La productividad evalúa la capacidad de un sistema para elaborar los productos que son requeridos y a la vez el grado en que aprovechan los recursos utilizados, es decir, el valor agregado. Una mayor productividad utilizando los mismos recursos o produciendo los mismos bienes o servicios resulta en una mayor para la capacidad de rentabilidad para la empresa. Por ello, el Sistema de gestión de la calidad de la empresa trata de aumentar la productividad. La productividad tiene una relación directa con la mejora continua del sistema de gestión de la calidad y gracias a este sistema de calidad se puede prevenir los defectos de calidad del producto y así mejorar los estándares de calidad de la empresa sin que lleguen al usuario final. La productividad va en relación con los estándares de producción. Si se mejoran estos estándares, entonces hay un ahorro de recursos que se reflejan en el aumento de la utilidad y proceso.

Como ves, hay dos conceptos que se relacionan directamente cuando hablamos de productividad: lo producido ( el resultado) y el tiempo empleado para hacerlo.

Por lo tanto, una actividad será más productiva cuanto más cantidad de productos o tareas se puedan desarrollar en el menor tiempo posible.

Y hay un tercer concepto que también entra en esta combinación: la calidad.

Como resultado, una actividad será productiva cuando se emplee el menor tiempo posible en la producción, pero con un estándar de calidad.

¿Y qué tiene que ver todo esto con un emprendedor?

Casi todo.

Productividad y la actividad emprendedora

La productividad, y más exactamente mantener una tasa productiva alta, será el indicador con el que podrás medir la efectividad de tu actividad.

Así, la productividad será el resultado de las acciones que se desarrollen para conseguir cumplir los objetivos marcados. Y, por lo tanto, ser productivos se trata también de gestionar bien los recursos con los que se cuenta: técnicos, personales y de tiempo.

¿En qué incide entonces la productividad en la actividad de un emprendedor?

Independientemente del sector al que te dirijas, quién sea tu cliente o cuál sea específicamente tu área de actuación, debes tener siempre en el foco los beneficios que aportará a tu actividad ser más productivo:

  • Conseguir los objetivos marcados
  • Ahorrar en costes
  • Ahorrar también tiempo
  • Conseguir una mayor capacidad de adaptación a las demandas del mercado, imprevistos, etc.

Como ves, se trata de cuestiones clave para ti, que eres el único responsable de mantener tu negocio digital a flote e intentar además que cada día mejore y avance.

¿Cómo puede conseguir un emprendedor ser más productivo?

Son tres las áreas que tiene que controlar y gestionar un emprendedor para conseguir ser productivo: el tiempo, 

1 El tiempo

Como hemos visto más arriba, el tiempo empleado en la producción es uno de los factores a tener en cuenta cuando se mide la eficiencia conseguida.

El tiempo es un recurso valioso y finito. Para un emprendedor, es básico gestionar el tiempo en todas las áreas de su actividad: tanto el de producción, como el destinado a citas, reuniones, traslados etc; y, por supuesto, el tiempo de descanso.

Como emprendedor, el tiempo es un recurso que tienes que gestionar muy bien. No es infinito, el tiempo se acaba. Para todos. Y esto a menudo a los emprendedores se nos olvida, desde diferentes perspectivas:

  • En nuestra obsesión por conseguir clientes y proyectos que desarrollar, tendemos, sobretodo al comienzo de la actividad, a aceptar todo lo que nos solicitan. No decimos que no a nada ni a nadie. Y ello muchas veces concluye en que estamos hasta arriba de tareas, se nos van acumulando y terminamos generando cuellos de botella.
  • Al comienzo tampoco solemos medir el tiempo que nos lleva desarrollar cada una de las tareas de nuestra actividad. Y pecamos de optimistas y prevemos tiempos de ejecución más cortos de lo que en realidad suelen resultar. Como consecuencia, de nuevo volvemos a generar un atasco.
  • Medir mal el tiempo de ejecución de nuestras tareas supone que infravaloramos este concepto y, por lo tanto, caemos también en el error de valorar a la baja y ofrecer presupuestos mucho menores. Nos pillamos los dedos.

Como consecuencia de todo esto, nuestro nivel de insatisfacción se dispara, porque nos saturamos y terminamos agobiados. Y, con ello, el nivel de estrés sube.

Y si estamos estresados, nuestra condición física y psicológica para producir es más baja. Nos costará más realizar las tareas y necesitaremos más tiempo para poder hacerlas. Y de nuevo estamos en el punto de inicio: seremos menos productivos.

¿Ves ahora la importancia que tiene para un emprendedor la gestión adecuada del tiempo?

¿Qué puede hacer un emprendedor para gestionar mejor su tiempo?

Controlar bien el tiempo está en tu mano. Hay varias técnicas y herramientas que pueden ayudarte en esta labor. Lo más importante es planteártelo como un factor intrínseco a tu actividad que tienes que tener siempre presente.

Aquí van una serie de consejos para tener en cuenta:

  • Medir los tiempos empleados para realizar cada una de las tareas que son comunes en nuestra actividad. Si, por ejemplo, te dedicas a crear campañas de publicidad en Facebook, deberás medir cuánto tiempo necesitas para configurar una campaña media. Así sabrás cuántas tareas de ese tipo puedes realizar en un tiempo determinado y también cómo las deberás evaluar de cara a crear nuevos presupuestos.
  • Ser escrupulosos en la estructuración de la agenda de trabajo diario. Este es un hábito que a menudo cuesta adquirir. No puedes trabajar sin una planificación diaria prevista, a salto de mata. Ese no es modo de organizarse.
  • Medir los tiempos con herramientas. Te ayudará a tener el control de una forma objetiva y precisa. Existen numerosas herramientas para esto en el mercado, como Toogl o Remember The Milk.

2 La gestión de tareas

El trabajo diario de un emprendedor se basa en gran medida en el desarrollo de ciertas tareas que son repetitivas o rutinarias. Gestionar éstas de manera escrupulosa marcará la diferencia en parámetros de productividad de tu actividad.

Para ello, existen maneras de crear un sistema de trabajo que consiga que cumplas con las tareas previstas.

En este caso, aquí van una serie de consejos para conseguir crear un método que te resulte:

  • Lista las tareas que deberás realizar y jerarquízalas por urgencia o importancia.
  • Trabaja en esas tareas siguiendo la lista. Se trata de abordar una y no pasar a la siguiente hasta terminarla. 
  • No cambiar simultáneamente de tareas. Centrarse en ellas de una a una, no mezclarlas.
  • Trabajar en bloques de tiempo. Reservar bloques de tiempos determinados para realizar un tipo de tarea. Así te enfocarás más intensamente en ella y aprovecharás más el tiempo.

3 La gestión de proyectos

Un conjunto de tareas pequeñas conforman un proyecto. O lo que es lo mismo: un proyecto se puede estructurar y desmembrar en varias tareas.

Por eso resulta importante dominar el sistema que establezcas para el control de las tareas. De lo pequeño, a lo grande, el proyecto concreto.

Existen herramientas que te ayudarán en la gestión de proyectos, como pueden ser Kanban o Asana.

La importancia de los buenos hábitos para el emprendedor

Cuando trabajas para tí mismo es crucial que te organices bien y gestiones bien tu tiempo y tareas. Tú dependes de ti mismo y facturarás en base a las tareas que seas capaz de desarrollar.

Así que una mejora y optimización de tu forma de trabajar tendrá consecuencias directas también en tu negocio. Y en tu vida. Porque si adquieres unos hábitos positivos, te encontrarás mejor, focalizarán mejor las tareas y, como consecuencia directa, serás más productivo.

Un hábito es una acción que realizamos de forma recurrente y deliberada que, de tanto repetir, se convierte en inconsciente, en un sistema automático.

La ventaja de trabajar los hábitos es que, desde ese momento en que se convierten en una acción que no debemos pensar para realizarla, no requiere un esfuerzo  mental por nuestra parte, no nos cuesta y así liberamos la mente para emplearla en otro tipo de tareas.

La ciencia indica que para que una actividad se convierta en hábito, es necesario que se desarrolle, de forma ininterrumpida, durante un espacio de tiempo concreto, establecido en unos 21 días.

¿Cuáles son los hábitos que se pueden implementar en términos de productividad?

Aquí te explico algunos.

Trabajar en bloques de tiempo

Centrarse en trabajar en bloques de tiempo cerrado suele costar al comienzo. Pero una vez que se convierte en un hábito, ofrece buenísimos resultados. Te lo digo por experiencia.

¿En qué se basa exactamente? Es sencillo. Se basa en enfocarse en una tarea y no pasar a la siguiente hasta terminarla. Lo vemos con un ejemplo: la de escribir en el blog. Trabajar con este método en este caso supone que nos centraremos en escribir durante un espacio de tiempo determinado. Y no haremos nada más hasta que no terminemos. Ni llamadas, ni consultas de correo, ni nada. Cero interrupciones.

Llevándolo a un nivel más completo, puedes bloquear incluso toda una jornada laboral a realizar esa tarea. Siguiendo con este ejemplo del blog, podría ser redactar durante todo un día los artículos correspondientes a una semana.

Desarrollar una tarea roca al día

Parecido al anterior, en este caso se basa en establecer una tarea concreta como objetivo a cumplir en cada jornada. 

Los emprendedores tenemos que desarrollar decenas, cientos de tareas diferentes en una misma jornada. La tarea roca sería la tarea principal de cada jornada, la estrella. Estableceremos una y comenzaremos la jornada con ella.

Y no pasaremos a la siguiente sin dejar ésta terminada. Las tareas rocas pueden ser de diferente carácter y tipo, a medida de cada necesidad concreta. Pueden ser algo tan sencillo como hacer esa llamada que llevamos días posponiendo, cerrar un acuerdo, completar un presupuesto…

El autocuidado

Ya lo he mencionado más arriba, pero este punto es crucial y a menudo no le prestamos la importancia que requiere.

Con autocuidado me refiero a varios aspectos igual de importantes, como la alimentación, el ejercicio físico, la meditación y el descanso.

En estos cuatro casos la adquisición de hábitos redundará en que nuestro estado físico y mental mejorará. Y, hazme caso, si a nivel físico estás bien, te costará menos concentrarte, focalizar y exprimir tu talento.

Los cuatro aspectos son importantes y están directamente relacionados entre ellos: la alimentación equilibrada y el ejercicio físico te facilitarán el sueño y el descanso. Y la meditación y relajación te ayudarán para conseguir descansar mejor durante la noche y concentrarte mejor y controlar el estrés y la ansiedad durante el día.

Este suele ser un ámbito en el que todos los emprendedores solemos fallar a veces. Cuando nuestra carga de trabajo aumenta, o nos enfrentamos a periodos de más estrés o actividad, tendemos a descuidar estas cuestiones: comemos peor, robamos horas al sueño, nos saltamos las actividades deportivas porque tenemos más trabajo… Justo lo que no tenemos que hacer.

Conclusiones

Como conclusión, repetirte el hecho de que tú eres responsable único de tu actividad como emprendedor online. Tu actividad empieza y termina en ti. y por eso es imprescindible que, además de trabajar en todos los aspectos relacionados con las competencias y aptitudes que necesitas desarrollar para tu trabajo, no te olvides de crear o adoptar sistemas que te hagan ser lo más productivo posible.

Y cuidarte. Importante. Para dar lo mejor de ti mismo debes estar bien. no lo olvides.

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