Emprendedor: la importancia de delegar tareas para que tu negocio avance

emprendedor digital, la importancia de delegar tareas

Tienes un negocio online y has arrancado con tu actividad. Vas cumpliendo objetivos pero te encuentras en una disyuntiva: aunque eres consciente de que deberías poner más énfasis y dedicar más tiempo a ciertas áreas de tu negocio, el día se te va en cumplir los cientos de tareas que tienes que hacer para poder mantener tu oferta de servicios y atender a tus clientes.

No te dan las horas del día y te sientes abrumado/a. ¿Es porque no aprovechas el tiempo? Seguramente también has trabajado este aspecto y haces verdaderos esfuerzos en ser lo más productivo/a posible. Entonces, ¿cómo salir de este círculo que parece que a veces te atrapa? En este artículo te voy a dar algunos consejos.

Avanzar en tu negocio digital: cuál es la clave

La mayoría de los emprendedores digitales pasamos por el mismo proceso y caemos en el mismo error. Es algo totalmente normal, porque partimos de unas creencias que nos bloquean y nos limitan.

Pensamos que la forma de hacer avanzar en nuestro negocio digital se basa en ofrecer nuestros servicios haciendo el mayor número de tareas posibles en el día y estando siempre atentos a nuevas oportunidades de venta. Y, por supuesto, atender a nuestros clientes en todo lo necesario y a demanda.

Te suena, ¿verdad?

Bueno, pues aquí viene una clave que te tienes que meter en la cabeza: la forma de hacer avanzar en tu negocio digital no se basa en hacer el mayor número de tareas posible, sino de centrarte en aquellas que tienen más impacto directo con tu negocio.

Es así. Y cuanto antes lo comprendas y tomes medidas para ponerlo en marcha, antes conseguirás cumplir los objetivos que te has marcado en tu emprendizaje digital.

¿En qué se traduce todo esto en la práctica?

En que no se trata de hacer cada vez más cosas y aumentar tu lista de tareas, sino de todo lo contrario: simplificar, hacer menos, liberarte de tareas y centrarte en las que de verdad son estratégicas para tu negocio.

Y la solución para poder lograrlo está en delegar los quehaceres que no suponen el centro y el corazón de tu negocio.

Por lo tanto, si quieres llegar a conseguir esos objetivos marcados, debes cambiar el chip ya, antes de que te atrape. Trabajar tu mindset y tener claros estos tres conceptos y empezar tu proceso de transformación:

  • Centrarte en tus objetivos y tenerlos siempre presentes, apartando todo lo demás.
  • Asumir que este cambio se tiene que producir en ti para que luego lo puedas proyectar hacia tu negocio.
  • Trabajar para desarrollar tu potencial y centrarte en las acciones y tareas que de verdad son estratégicas para tu negocio, en las que aportas tu máximo valor.

¿Recuerdas las dos máximas sobre los negocios online que te apunté en un artículo anterior sobre las claves para ser más productivo? La primera, centrarte en lo que realmente importa en tu trabajo; tener claro en qué consiste y enfocarte en conseguirlo. La segunda, la necesidad de controlar y gestionar bien tu tiempo.

Directamente relacionados con estos dos conceptos, centrarte en tu negocio supone que enfocas tus energías, esfuerzos y destinas tu tiempo a tu proyecto, en mayúsculas.

Razones para decidir delegar tareas

Si todavía no te he convencido con lo dicho hasta ahora, vamos a profundizar en cuestiones un poco más concretas y te voy a hablar de cuáles son las razones específicas por las que debes delegar.

Tu eres el líder de tu negocio y tienes que actuar como tal

Por modesto que sea (de momento) tu negocio online, tú eres el líder, quien lleva el timón. Y tienes que empezar a creértelo y a actuar como tal.

Uno de los aspectos es precisamente el relativo a las tareas: tu función debe estar enfocada más a la estrategia que a la ejecución de las tareas concretas.

Si delegas ganarás tiempo para lo realmente importante

Piensa en todas las tareas que ejecutas al día; y ahora marca de todas ellas cuáles van enfocadas de verdad a lo estratégico, a lo que venimos hablando en estas líneas.

Si quitas algunas de las que no van alineadas con ese objetivo, ¿eres capaz de calcular cuánto tiempo se te libera en el día?

Poder dedicar todo ese tiempo a hacer mejorar y crecer tu negocio sería ideal, ¿verdad?

Date tiempo para idear

Como te liberas de unas horas al día, las puedes emplear en mejorar la misión y visión de tu negocio y enfocarlo mejor. El tiempo para imaginar e idear será tuyo.

Rodéate de especialistas en lo suyo

Delegar significa en la práctica que te rodearás de un/os profesionales que serán especialistas en tareas y áreas concretas. No tienes que aprender a hacer de todo.

Ya hay estupendos profesionales como tú en el mercado que pueden hacerse cargo de esas labores.

Además, en la medida en que les haces partícipes de tu visión y misión y se alineen con ella en la parte que les toca, les motivarás y sentirán que están ayudando a que tu negocio crezca.

Se convierte en un proceso de todo el equipo

Si de verdad te enfocas en la estrategia de tu negocio y lo tienes claro y además eres capaz de transmitirlo a tu red de colaboradores, sean uno o cinco, crearás un equipo de verdad: un grupo de profesionales que trabajan juntos, que se motiva, se apoya y avanza.

Se convertirá en un proceso productivo en el que las personas aportan.

Tu equipo podrá funcionar sin que tú estés permanentemente presente

Es tu negocio, eso está claro. Y sobre ti caen muchos deberes y responsabilidades. Pero si crece lo suficiente como para que cuentes con una red de colaboradores y les has transmitido bien tus valores, misión, visión y metodología, llegará un momento que podrás liberarte sin riesgo de que el negocio no funcione.

No serás imprescindible y no tendrás que estar permanentemente presente. La máxima de que tu negocio digital te da libertad se cumplirá. Las tareas se seguirán haciendo.

Eso si has hecho todos los deberes.

Los profesionales que colaboran contigo funcionarán de verdad como un equipo

Tareas asignadas, basadas en una metodología clara y un sistema efectivo harán que cada uno de los colaboradores profesionales aporten su granito de arena en tu negocio. Tendrán la autonomía suficiente para saber qué y cómo deberán hacer en cada momento y estarán cohesionados, formando un equipo de verdad.

Conseguirás la tan buscada libertad

Piensa por un momento, ¿por qué te animaste a emprender y montar un negocio digital por tu cuenta? Sé la respuesta, tu gran razón: porque querías ser libre.

Y ser libre no es estar atado día tras día con una lista interminable de cosas por hacer en la que cuando una se cierra surgen más. Ser libre no es ahogarte en horas interminables de trabajo y no poder aprovechar la oportunidad que soñabas de dominar tu propio tiempo.

Aumentarás la facturación de tu negocio

Es la consecuencia directa de todo lo que te he explicado. Un negocio organizado y centrado en sus objetivos tendrá más posibilidades de triunfar porque se desarrollarán las acciones necesarias para conseguirlo. Es así.

¿Todo esto te parece un sueño? Tú lo puedes conseguir y es el momento de actuar.

El miedo a delegar tareas

Te gusta lo que has leído pero hay una cosa que te preocupa: te da miedo soltar las riendas, no tenerlo todo controlado y hacer frente a unos gastos en los servicios de terceros, que no sabes si te darán resultado. Es así, ¿verdad?

Yo también he pasado por esto y te entiendo perfectamente.

Delegar tareas es una habilidad que yo diría que todos los emprendedores digitales tenemos que desarrollar. Son pocos los que la traen “de serie”.

Tan difícil como nos resulta, delegar es igual de importante para nuestro negocio.

En este proceso nos auto convencemos de ideas y nos ponemos excusas, como:

  • No puedo perder el control sobre mi negocio. Delegar no es perder el control, al contrario: supone centrarte.
  • No tengo tiempo para formar a nadie. En la práctica, si desarrollas tu propio método de trabajo y te tomas la molestia de recoger todos los procesos, enseñarás una vez y a partir de ahí liberarás tiempo.
  • Nadie lo hace tan bien como yo. ¿Estás seguro? Los profesionales son capaces de hacerlo; y piensa además que vas a contar con personas especializadas en la tarea que les vas a asignar.
  • Voy a perder credibilidad. Otra creencia que en realidad es falsa: ¿tú crees que si tu negocio está bien organizado y controlado va a perder credibilidad frente a tu público y/o clientes? Más bien todo lo contrario; puede convertirse en el argumento de excelencia y seriedad que mejore tu posicionamiento.
  • Lo hago yo más rápido en vez de tener que pedirle a un tercero que lo haga. Otro error que en realidad no es cierto: lo pedirás la primera vez; las siguientes ese profesional seguirá los procedimientos.

Pasos para tomar la decisión de delegar tareas

No resulta fácil tomar la decisión. Ni tampoco reconocer qué tareas empezar a delegar. Esto es cierto.

Tampoco es una decisión que tomes de la noche a la mañana y al levantarte lo ejecutes en unos minutos. Se trata de un proceso, más o menos largo, que exige de tres acciones por tu parte: reflexión, planificación y ejecución.

Cuando pases por estas tres fases estarás preparado para delegar tareas. Lo vemos.

Reflexión

No se delegan las tareas de un negocio porque otros lo hagan; ni siquiera porque leas este artículo y te dé un impulso. Espero convencerte de que es lo adecuado, pero también te digo que antes tienes que reflexionar y tomar una serie de decisiones:

  • Piensa en esas barreras mentales que te he mencionado antes.
  • No te embarques en este proceso hasta que estés convencido.
  • Lista durante unas semanas las tareas que desarrollas diariamente y analiza si éstas están enfocadas en la estrategia de tu negocio y en qué medida.
  • Valora e interpreta esa lista: ¿cuántas corresponden a la misión de tu negocio?

Planificación

Si la respuesta a esta última pregunta es que comprendes que necesitas liberarte de tareas y conseguir tiempo para centrarte en tu negocio, es el momento de planificar cómo ponerlo en marcha:

  • Lista y define las tareas de diferente tipo que necesita tu negocio, categorízalas: cuáles son de creación de contenidos, administración, publicidad, difusión, producción…
  • Medita y reflexiona sobre cuáles de esos aspectos te gustaría delegar. Ponlos en orden de preferencia: según lo que menos te guste hacer, lo que peor se te dé, esas tareas que odias o te aburren, lo que no sabes hacer bien… Esto te dará las claves para identificar por qué área podrías empezar a delegar. 
  • Con esa lista, planifica por cuál de esas categorías quieres empezar a delegar. Seguramente no podrás en este momento delegar casi todo y tendrás que ir por fases. ¿Con cuál vas a empezar?
  • Lista las tareas concretas que encargarás a ese profesional.
  • Lista también los objetivos a cumplir por esa persona. Si, por ejemplo, le solicitas que te gestione las facturas, le tendrás que definir cuántas y cuáles; si le pides que te redacte los contenidos de tu blog, tendrás que especificar cuántos.
  • Define exactamente el procedimiento de trabajo, si todavía no lo has hecho. Se trata de fijar y recoger la metodología a seguir y especificar muy bien qué y cómo deberá hacer ese profesional el encargo.
    Dejarlo claro desde el principio te ahorrará tiempo, trabajo, malentendidos y disgustos. Es la clave para que todo vaya rodado.

Ejecución

Arranca el proceso de delegar las tareas del área (o áreas) escogida. Esto se va a convertir por un tiempo en una tarea en sí misma, porque es una decisión que te ha costado tomar, importante para ti y tu negocio y en este punto no la puedes tomar a la ligera.

Este es el momento de la verdad y donde deberás prestar atención.

  • Analiza el mercado: ¿qué profesionales ofrecen los servicios que vas a necesitar?
  • Cuenta con tu red: entre otros emprendedores digitales, profesionales, conocidos, compañeros, colaboradores etc seguro que existe alguien que cumpla el perfil. Busca y pregunta.
  • Define tu presupuesto: mide cuánto presupuesto puedes emplear a estas tareas y cotéjalo con la lista de tareas a desarrollar para ver si se ajusta en términos de dedicación y tarifa.
  • Pide presupuesto a profesionales. Analiza quién puede realizar esas tareas y cuánto te va a costar, si lo puedes asumir.
  • Busca el/la candidato/a ideal. El proceso de seleccionar un/a candidato/a puede ser breve o eterno. Aquí la clave está en que definas muy bien lo que buscas y que lo expliques bien. Deberás identificar también unos criterios por los que evaluarás a los/as candidatos.
  • Elige el candidato ideal. La elección será el resultado de varios factores. Prueba y lánzate.
  • Mide los resultados. Para mejorar hay que medir. Los datos objetivos te darán argumentos y razones para tomar decisiones. 
  • Implementa un proceso de mejora constante. Los datos que vayas obteniendo te darán pistas para ir centrando mejor los objetivos y mejorando. Controla los desvíos y pon en marcha acciones para corregir y mejorar.
  • Mide también el tiempo que liberas y en qué lo empleas. ¿Te está resultando efectivo delegar las tareas tal y como lo has hecho? ¿Deberías cambiar y abordar la delegación de tareas de otro área? Los datos te darán la respuesta.
    Ya tienes un plan para iniciar este proceso. Un aspecto que se convertirá en clave para que idees tu negocio como siempre has soñado.Próximamente te explicaré cómo identificar cuándo es el momento de delegar tareas, cuáles puedes empezar a delegar y cómo hacerlo.

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