Cuándo es el momento de delegar tareas en tu negocio y cómo debes hacerlo

delegar tareas - Antonio Portillo

Ha llegado el momento. 

Si tu negocio digital está ya lo suficientemente maduro y tú has trabajado en tu mindset de emprendedor digital, a estas alturas ya estarás convencido de que el delegar ciertas tareas que forman parte de tu negocio, pero que no son las específicas de tu actividad, es lo mejor que puedes hacer para seguir avanzando.

En artículos anteriores te hablé de la importancia vital que tiene la productividad para un emprendedor: de cómo entender cómo sacar el mayor rendimiento a las horas de trabajo y de dos conceptos indiscutibles: entender exactamente cuál es tu trabajo, dónde aportas tú valor de verdad; y la segunda, la importancia de controlar tu tiempo, que es finito.

También traté sobre la importancia de delegar tareas para conseguir cumplir con lo comentado anteriormente. Te expliqué por qué es importante dar este paso, de la trascendencia que tiene para que tu negocio pueda avanzar y de los miedos que nos asaltan a los emprendedores cuando nos planteamos el tema.

Pero hay que hacerlo. Delegar tareas se puede convertir en la clave que dispare tu negocio digital y te haga cumplir objetivos.

Vayamos al grano. Te has decidido. Estás convencido por fin de que es algo necesario (sino, vuelve a este artículo y repasa de nuevo las razones. 

Y tu negocio ya ha alcanzado un punto de madurez en el que te lo puedes (y debes) permitir: tienes clientes, facturas. Y estás en ese punto en el que podrías avanzar y facturar mucho más si te quitaras de encima ciertas cargas, precisamente los quehaceres que te consumen horas y en los que tu no aportas un valor añadido.

¿Cuál es el siguiente paso? ¿Por dónde empezar? Vamos a verlo.

Antes de delegar tareas, toma conciencia de ciertas cuestiones

Como ya hemos dicho, para un emprendedor digital la decisión de delegar tareas no es fácil. Y todos tenemos que tomar conciencia de varias cuestiones importantes: los emprendedores nos enfrentamos a muchos miedos cuanto tomamos esta decisión y siempre tenemos un punto de inseguridad de si la persona elegida será capaz de hacer su trabajo tan bien y con el mismo entusiasmo como el que nosotros ponemos. 

Tenemos la necesidad de cambiar nuestras creencias y tener claros ciertos puntos relativos a este tema.

Tienes que eliminar ya de tu cabeza ciertos pensamientos que te atrapan, como:

  • Esta tarea es sencilla y la puedo seguir haciendo yo, que no me lleva tanto tiempo.
  • O al contrario, esta tarea es compleja y sólo yo seré capaz de hacerla bien.
  • Me llevaría demasiado tiempo buscar a alguien que me ayude, o formarlo para que se haga cargo de esto

Te suenan, ¿verdad? Es hora de cambiar estas creencias y convencerte de que si quieres crecer, necesariamente tendrás que delegar.

Si has leído el artículo en el que te hablaba sobre la importancia de delegar tareas ya sabrás que antes de ponerte a buscar a la persona que te ayudará, tendrás primero que establecer qué tareas concretas son las que necesitas delegar con más urgencia.

Te explico en ese artículo cómo tomar esta decisión.

Algunas cuestiones básicas sobre las que ya puedes decidir delegar

Sin entrar mucho en detalle, hay cuatro aspectos en los que puedes investigar tus necesidades concretas de forma transversal y reflexionar sobre las tareas concretas que conllevan:

Trabajos que resultan muy específicos 

Revisar informes, cifras, evoluciones, etc, detalles al fin y al cabo, son el tipo de tareas en las que no te tienes que implicar. Tu labor está a un nivel más elevado que eso.

La investigación y recopilación de información 

Una vez más, tu visión como emprendedor debe estar a otro nivel: tú no eres el perfil que se tiene que encargar de buscar y leer informes, noticias, etc

Tu labor debe estar más enfocada a revisar una selección de este tipo de documentos estratégicamente seleccionada por un tercero y aportar tu visión global.

Tareas repetitivas

Hay muchas tareas en el día a día de cualquier negocio digital que se convierten en recurrentes y repetitivas, como la elaboración de reportes o informes, facturas, etc

Este tipo de documentos hoy en día se generan en muchos casos de manera automatizada y el humano es el responsable de interpretar esos datos y sacar conclusiones. Esta tarea la puede realizar un tercero por ti sin problema.

Algunas citas y/o presentaciones

Algunas reuniones con tus clientes serán estratégicas y, por lo tanto, tú no podrás faltar. Pero hay otras que seguro que resulta más productivo ese tiempo si eres sustituido por un colaborador y tú mientras te dedicas a tareas mucho más estratégicas. Además, de esa forma demostrarás al cliente que hay más equipo trabajando para él.

Áreas en las que tu presencia es imprescindible

Por el contrario, hay otras áreas de tu negocio en las que deberás estar presente y prestar especial atención, porque resultan estratégicas para tu crecimiento.

Visión a largo plazo

Tú eres el responsable de marcar el rumbo de tu negocio digital. Tú tienes que decidir hacia dónde quieres ir y fijarte tus metas.

La evaluación es también tu responsabilidad

Como ya te he subrayado más de una vez, es tu obligación determinar los objetivos de cada tarea que se delegue. Esto es importante para tí, porque así podrás evaluar en qué medida se van cumpliendo y quiénes son los responsables de hacerlo. Y también para el colaborador o empleado a quien le delegues esa tarea, porque así sabrá exactamente qué es lo que tendrá que hacer.

Enfrentarte a situaciones a veces duras

En tu desempeño como responsable de tu propio negocio digital a veces tendrás que tomar decisiones duras, que la mayoría de ellas implicarán a personas.

Despedir a un empleado o tener que echar un rapapolvo no es trago de buen gusto. Pero es tu responsabilidad y no la puedes eludir, ni delegar.

Demostrar responsabilidad

Hay ciertas tareas que es importante que las realices tu personalmente, como muestra de responsabilidad hacia tu proyecto. Si además las has venido desarrollando tú, no es conveniente que en un momento determinado dejes de hacerlo sin una buena razón que lo justifique.

Datos e información confidencial

Que delegues ciertas tareas y cuentes con un equipo de confianza no quiere decir que tengas que dar el control completo de tu negocio. Habrá ciertos aspectos, como datos o información confidencial, que deberían seguir estando bajo tu control personal y absoluto. 

Por dónde empezar a delegar tareas

Ya tienes claro que es el momento y qué área del negocio no debes dejar que se escape de tu control. Ahora te doy unas indicaciones para que tengas más claro por dónde empezar.

Delega las tareas que no sean propias de un líder

Lo dicho, labores que no son determinantes para la estrategia de tu negocio digital son los primeros que deberían aparecer en esa lista que has hecho. 

Podrían ser las relativas a tareas administrativas, a creación de contenidos, a gestión y mantenimiento de tu sitio web, publicidad…

Cuando decidas delegar una tarea, delégala en su conjunto y totalidad

Es la manera más ágil y efectiva de funcionar y la que te evitará problemas y malentendidos. Si haces responsable de una función a un colaborador o empleado, que se ocupe de ella en su totalidad; no sirve compartir las tareas.

Delega esas tareas que otra persona puede hacer mejor

Volvemos de nuevo a la lista. Si has seguido las indicaciones que te daba sobre cómo definir las tareas a delegar y planificar, a estas alturas ya tienes identificados los aspectos de tu negocio que menos te gusta desarrollar, que se te dan peor o, simplemente, que tú no sabes hacer.

Bien, esas tareas seguro que alguien las puede desarrollar sin dificultad.

Necesito ayuda, ¿qué áreas puedo delegar?

Puede que todavía, con la lista en la mano, no tengas claro qué tareas exactamente empezar a delegar. No te preocupes, es normal que te sientas un poco abrumado.

Te voy a ayudar con una serie de indicaciones. Por supuesto, dependiendo de tu sector y tu área de actividad, esto puede cambiar, pero si tu negocio es un emprendizaje digital, te puede servir para empezar.

Tareas relacionadas con la administración y contabilidad

Ésta seguro que ha sido la más sencilla de identificar, ¿verdad? La inmensa mayoría de los emprendedores comenzamos por delegar las tareas relativas a la gestión de la facturación y los gastos y la contabilidad.

Contenidos y gestión de redes sociales

Si escribir no es tu fuerte y crear contenidos para tu web y tus redes sociales te cuesta y te lleva tiempo, aquí tienes claramente otra de las áreas que tienes que soltar ya. Estas son tareas que necesitan de idear, buscar, redactar, planificar… en definitiva, tiempo.

Y, afortunadamente, hay muchos profesionales en el mercado que te pueden ayudar.

Diseño

Piensa cuánto tiempo dedicas a esta labor y plantéate buscar a un profesional especializado que te libere de esta carga.

Atención al cliente, asistencia virtual

¿En tu lista aparece dar respuesta a clientes y a los mails que recibes a diario? ¿Llevas la cuenta de cuánto tiempo te lleva al día esta labor?

Mucho, seguro. Como en el caso de la creación de contenidos, hay profesionales emprendedores en esta área que pueden colaborar contigo y liberarte de esta carga de trabajo.

Mantenimiento técnico de tu sitio web

Mantener un sitio web en condiciones es una labor cargada de infinidad de tareas que llevan mucho tiempo. Y es, además, indispensable para ti como canal de venta estratégico de tus servicios o productos. Por lo tanto, tiene que funcionar siempre y bien, con agilidad y velocidad de carga.

No te puedes arriesgar a que tu sitio web no cargue lo suficientemente rápido, falle porque no hayas actualizado a tiempo algún plugin o tengas una fuga de seguridad…

Esta es otra de las tareas que, claramente, te deberías plantear delegar lo antes posible.

Y aquí estoy yo, dispuesto a ayudarte

Y en este área yo te puedo ayudar. Puedo ser tu Sherpa Tecnológico, facilitador de soluciones tecnológicas para emprendedores digitales;  como tú.

Puedes dejar la gestión de tu sitio web en mis manos, que yo me ocuparé de que funcione como es debido.

¿Te animas? Te ofrezco tres soluciones, para que elijas y te puedes despreocupar del aspecto técnico de tu sitio web.

Ponte en contacto conmigo y te explicaré en qué te puedo ayudar.

Y si necesitas consejo sobre en quién delegar el resto de áreas, pregunta, que te puedo recomendar a otros profesionales con los que colaboro.

Ya sabes, si caminas solo, irás más rápido; si caminas acompañado, llegarás más lejos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Ir arriba